邮件群发邮件系统如何胜任管家婆角色

当邮件系统作为企业信息化建设中重要一环之后，人们对其提出了更高要求，因为每位员工都可以通过获得指定账号来参与公司信息交流与分享及与外界联系。假如对某个或某批账号执行操作，就等于间接对员工加强管理。下面我们就以业界内优秀品牌邮件群发邮件服务器为例，谈谈如何实现对员工的管理。

管理员可以按照一家企业的组织架构图，在邮件系统后台建立起对应的关系（邮件群发支持四级管理体系，32级分支机构），委任相关负责人分别担任“域管理员”和“部门管理员”，将管理权限逐级分解，共同把关；同时可以根据需要建立不同的群组，如“客户群组”、“高管组”、“新员工组”等，建立这些有共同特征的组，有利于针对性的进行邮件群发，或者群组分享提升办公效率，或者对指定组执行一些操作……

一、邮件过滤

如下图所示，在“内容过滤器”对话框中，可以建立各种规则，根据邮件发送者、接收者、抄送对象满足某种条件或邮件主题、正文含有某些关键词，右边就执行相关操作，或删除、拒收拒发、或备份、或限制附件发送等等。公司可将一些违法违规的词汇、客户资料、核心技术等设置为“敏感关键词”，实施管控。邮件群发邮件系统的监控具有显著特点：

1.能监控公司所有员工的邮件通信，包括Outlook和Webmail，即使员工将邮件已经删除，仍然有备份。

2.能够备份公司所有邮件，也可以按日期、部门、员工等条件进行备份和还原。

3. 有动态标记功能，按照内容关键字、邮件地址、标题、邮件等条件，实时查找并标志出所需邮件，而标记条件则由公司、部门管理人员设定，可随时修改，支持信件内容全文检索。

二、邮件审核

为了加强信息管控确保安全，邮件群发邮件系统建立了审核制度，规定主审、副审双重负责机制，如下图所示，可以看到邮箱用户列表，需要审核的帐号与正常使用的帐号分开：

如下图，可建立丰富的规则，来因人而宜的实施监控。

三、修改密码，分配大小，限定权限

作为邮件系统管理员，当某位员工分配到账号时，可以在后台查看其信息，限定其容量等，如下图：

面对账户名称为chuwei的员工，我们可以：

1.更改密码；

2.限定其邮箱容量和网络硬盘容量（对于业务等外联客户频繁的部门，可适度放宽）；

3.设置其收发权限，允许它能够分享到的企业通讯录多少；

4.限制它是否可以在外网登陆？

四、邮件归档

邮件归档有几个作用：

1.完整、全面保存企业不同发展的文件，相当于一个小型数据库和档案馆；富有历史纪念意义。

2. 根据需要对某些账号往来邮件实时归档，可以有效监管，及时发现隐患。

3. 有备无患，一旦邮件被误删除，能及时恢复。

4. 可作为一定的法律依据，供查验。

五、实时后台掌控收发情况

登陆邮件群发超域管理后台，能够清晰查看到各项详细的数据，有利于我们及时发现异常，排除隐患，并采取应急处理措施，如下图所示：

以上所述只是邮件群发邮件系统丰富功能的一小部分，目的在于给用户介绍如何有效管理员工账号、控制信息的流入和外泄？事实上，邮件群发邮件系统还有着丰富的API接口，且能根据客户的需求，提供量身定制的解决方案，与各种办公平台和谐统一集成，加强管理，提升办公效率。

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