询盘 认真解读邮件内容

从定义上讲，询盘也叫询价，是指交易的一方准备购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件。但他并不是每笔交易的必经程序，依据贸易双方熟识程度而定。


案例一：竞争优势要突出


平常我们收到的询盘可能只以询问价格为主，假如有客户发来一封邮件，奇怪的是只有一句话，内容是这样的：“Could you please send your price or catalog to me?”


信中要求你向他报价或者目录，但是却没有具体说明是什么产品。面对这样的邮件，有人觉得无法下手，或者并不当回事，只是草草回复，并不想其中的原由。


有一种心理学因素，叫做“首因效应”，指人与人之间的第一印象。胡小*指出，回复邮件也是这样，对方通过你回复的第一封邮件，其实就能判断出你的专业性， 你的职业经历，以及你对这个产品市场的熟悉程度，所以说第一封邮件的书写和回复是十分重要的。像那样的一封邮件发送过来，虽然只是要求报价或者目录，其实 它意味着买家希望我们展示自己更多的独特性，所以我们就要体现自己的竞争优势。你的产品有优势，就写产品，如果你的价格有竞争优势，就可以直接把产品价格 报出来。因此，在遇到这样一封邮件的时候，建议大家比较好的做法是，是把自己最核心的竞争力体现出来。


案例二：多在文字上下苦工


胡小*还举了一个他们会员朋友收到的一封询盘邮件的案例，内容大概是这样的：“你在哪里？是在深圳还是在东莞？你有网站吗？”


当时他看过这封邮件后，就直接问胡小*：“这是你们发过来的询盘吗？”


胡小*告诉他：“当然不是，这是海外买家发来的。”


他又问：“海外买家会发这样的邮件给我吗？这是询盘吗？”


其实很多人认为，询问产品的价格和目录才叫询盘，但是我们说询盘的真正意义指的是，所有含带商业信息的邮件或者书信，都可以称为询盘。只是我们平常见到询问价格的比较多，所以大家会误以为，只有产品价格和产品信息才叫询盘。


再来看看这个会员面对这样的询盘，他是怎么回复的。依据收到邮件中问起的三个问题，他依次回答：“我们公司在江西，位于浙江和杭州之间。我们的网站还在建 设当中，但是，我们公司已经具有十多年的出口经验，尤其是针对美国市场。我还有好多新的款式和价格，如果需要的话，我可以把这些发给你。”我们说，看一封 邮件回复得好与不好，关键要看他的回复有没有回复到买家的实际需求。


我们先来分析海外买家发来的这封询盘邮件，主要从两个层面去看。首先，邮件中提到深圳和东莞，说明这个买家对中国的区域其实是十分了解的，尤其关注珠三角 地区。其次，他很有可能在中国进行实地探查，很有可能会亲临你们厂进行考察。根据这两层意思，我们在回复邮件的时候，就要做一个重点的把握。关于买家提到 网站建设，其实这里面已经反映出一个海外买家对于企业的资信程度和企业产品特色的重视度。所以当一个海外买家发过来这样一个网址的时候，已经从侧面告诉我 们，在回复邮件的时候，该如何体现自己的资信程度和产品特色。而像这位卖家只是从字面上单纯地回复上海和杭州之间，就显得有点苍白无力了。这样的一封邮件 看似简单，其实分析起来，能够看出一个业务员的专业程度到底有多深。


这封邮件给我们的启示就是：即使面对一封再简单或简短的邮件，我们也应从内容，尤其是文字上多做苦工，通过文字上的简单信息去多挖掘对我们有用的商业资料。


像这个海外买家在询问地点和网址的时候，其实就意味着他对你产品信息的关注，以及他对于这个供应商在区位上有什么优势是比较侧重的。那么，在回复的时候，简单地讲地理方位，就显得有点草草了事了。


案例三：区别对待不同买家


除了以上两类询盘形式，还有一种情况就是要根据不同买家定位来回复的。比如说有海外买家发来这样一封邮件，内容大概分三部分，第一部分是：“我希望你对我 现有的coathanger进行报价” ；第二部分是：“我希望你能帮我设计我们自己的coathanger”；第三部分则是把自己的产品进行了具体描述，最后再把关于第二个问题中提及的新设计 产品做了解释说明，其中提到，“我希望你能提供一些产品或者图片，这种图片是要求既可以挂裤子又可以挂裙子的复合衣架。”


分析一下，其实这封邮件主要写了两个问题：一是对现有产品进行报价，一是帮忙设计新产品。注意：这封邮件本身是属于开发信带回来的邮件，而不是主动发来的询盘，所以在回复这个邮件时，就应该对具体问题做分析，再有所侧重地去回复。下面我们分别以两种情况来分析。


其一，站在这封邮件来源本身的角度去回复。


仔细想想我们会发现，海外买家把这两件事放在一个邮件里，本身就是一个很大的设计，看起来买家的关注点是在设计上，但是他一开始却问了我们产品价格，尤其 是现有的产品报价。我们说所有的商业活动都是在诚信的基础上，那么你怎样让这样的一个买家在不了解你任何情况的时候，就对你产生信任呢？作为商人来讲，价 格是最直观的。这个时候，你的竞争优势怎么体现，不在于你的价格到底有多优惠，而在于你的价格体现出来的是否公道，所以，价格是我们的一个参考依据。


回答了买家询价问题，还有个关于设计新产品的问题，很多人可能会觉得，这封邮件的回复，主要应该放在新产品的设计上，至少应清楚表述自己的设计理念。那我们看看，当收到这封询盘邮件时，这位卖家是怎么回复的。


他主要分了三部分。第一部分，是对现有产品的一个报价，第三部分是在设计上体现出自己的合作诚意。看完整封邮件你会发现，并没有看到关于产品的设计理念。 但是他却通过第二部分的一个巧妙设计，来体现自己对产品的自信，他是这么说的：“我在附件上给你附了两张我们自己产品的图片，我想你可能会感兴趣，仅供参 考。”其实这个时候，他就是利用这样的一个过渡，把对方的焦点转移到自己的产品设计能力上。如果你用语言去过多的描述，就会显得非常的累赘，用图片无疑是 最简洁明了的表达方式。所以这封邮件看似文字不多，但却有很多深意在里头。


其二，假设这封询盘邮件不是开发信带回的，而是和你合作多年的海外买家发来的，那么，要怎么回呢？同样的信，同样的内容，只是买家身份不一样。


“我当时就遇到这样一个客户，是我合作了七八年的德国买家，给我发过来同样的内容，时间是2008年底。他当时要求我对现有的电动工具产品进行报价。同时 还告诉我，后面还有一个新产品进行设计，看我们能给他提供什么样的具体参数和款式供他选择。”胡小*说。“看到这里，想到当时正遇2008年金融危机，对 于未来，大家都还处于茫然状态，到底市场前景如何谁都不知道。那么我要怎么报价？是提价还是降价？但我意识到了，客户的主要意图是想砍价。而他只是想拿那 个新项目的合作画一个大饼给我，希望我能对这个市场保有乐观态度。我当时回给他的邮件，通篇基本上都是关于产品价格的讨论，关于设计方面，基本只用了一句 话告诉他：“关于设计，关于新项目，我们随后有另外一封邮件作相应的答复。”但其实我没有回复。”


很多人用邮件喜欢用模板，这样做的效率是很快，但是效果呢？所以，这就告诉大家，同样的邮件，在不同的背景和环境下，它的解读是不一样的。因此，我们在回复邮件的时候，是没有模板可言的。