分享非常棒的一个邮件方面强贴

1-1. 邮件要简洁
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？
写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的dining room table chairs samples已经寄给工厂了，但工厂说材料不是PVC leather，而是PU leather，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
下面是三们不同的业务员写的邮件,我们来做一下对比.
Email-1(一般)
Dear Mike,
This is Jenny from iHome furniture Co.,Ltd. We're so pleased to receive the dining room table chairs samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PU leather, not PVC leather as you mentioned last time. What's the matter?
I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!
Looking forward to your reply. Thank you!
Best regards,
Jenny
分析：写得还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？
Email-2（较好）
Dear Mike,
How are you?
We received the dining room table chairs samples. The factory checked the details, and found the material was PU leather, not PVC leather as you told.
Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.
Thank you in advance!
Kind regards,
Tommy
    分析：这封呢？我个人觉得比上一封好一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。
Email-3（完美）
Hi Mike,
the dining room table chairs samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.
Thanks and best regards,
C
几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧~~


1-2. 下面是列举一个收到询盘的回复，绝对精简：
Hey guy,
iHome furniture Co., here, exporting glass furniture dining room table chairs with good quality and low price in US.
Call me, let's talk details.
Rgds,
Rick
Cell phone: ***
2. 标题要有吸引力
e.g.:Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/iHome Furniture Co.,
分析：ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的iHome furniture Co.,代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司glass furniture chairs的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。
2. 少用主动语态，多用被动语态，目的是突出事件，而不是一看到邮件就我/我们怎么怎么样。
3. 字体要单一，大写或者红色是为了强调，不要随便用。
4. 言之有物（不要用自己都觉得没用的邮件，去浪费客户的事件，否则只事倍功半）
有些sales经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。
   还有诸如Are you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。
6. 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。
7. 喜欢用附件和图片好处与坏处:
附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。
即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写：
Item: Glass furniture table         
Model No.: 80T
Model: 80T
Size: 1500*900*750*10mm
Material: PU leather covered legs, tempered glass
Package: 1 pc/2ctn
G/W: 70.15 KG
Vol.: 0.109 M3
Conveyance: 248pcs/20GP; 587/40HQ
MOQ: 1,000pcs
Loading port: Xingang
Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.
Valid time: 60 days
FOB Xingang: USD23.9/pc
CIF Valencia: USD24.5/pc
      以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。
8. 喜欢插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接:
Company: *******
Contact: ****
Tel: *********
Fax: ********
Email: ********
Website: http://www.ihome-furniture.com
这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。
9. 语气过于生硬。
其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？
       所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。

10-1. From the internet最后不要在邮件中出现. 给客人感觉你就像是个搞推销的。其实你没收到客人主动的询盘，开发信最好写的“含糊”一点，不要说“我从哪里哪里得到你的信息”，这点和外贸函电课本上是完全相反的！请大家千万要注意！很多客人对推销信很反感，因为他每天都收到各种骚扰，实在不胜其烦。最好一开始给客人一种模棱两可的感觉，他也记不起来究竟是以前问你询过价呢，还是展会上有见过你。所以“From the internet, we get your company name. ”类似的话千万不要说！！！说了反而会有反效果。
     可以这样写："We're glad to hear that you're on the market for..."， ---我们很高兴获悉你对某某产品有兴趣。
     这是不是好很多呢？客人会想，我是不是B2B上问他询过价？还是今年或去年哪次展会上见过这家伙？只要你切中要害，他回复你了，那目的就达到了！等到你们来来回回联系很多次了，客人知道你仅仅是在网上搜到他的联系方式，也不会那么防备和介意了。对吧？
10-2. 公司介绍太多。公司介绍最好一笔带过。客人不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品，价格各方面都有兴趣，他才会要了解一下你们是什么样的公司，什么规模之类的。
10-3. 很多很多多余的话可以删掉的。比如说"I know you are already purchasing from some furniture manufacturer, but could you pls save my email just for in case……"这类的话都可以删掉。即使你写了，他想删掉，你也不能控制啊。最好的办法就是什么都不写，但是让他有那么一刻的犹豫，是不是先存一下这封邮件。这就是你字里行间需要把握的地方！
10-4. 最后一句话是全文里面最不好的一句"If you need the price to compare with other furniture manufacturer, welcome!”。我知道你想表达的意思是，我这边价格很好的，非常欢迎您和别的供应商比较价格。你想告诉客人的是，你的价格很有优势，不怕比较。但是给客人理解起来，就是完全另外一种味道了。
这是中国文化和西方文化之间的差异，西方人看来，这句话有恶意贬低他人的嫌疑。而且一分钱一分货的道理他们是知道的。专业的客人和大买家都不会在一开始随便谈论价格，聪明的sales也不会在一开始谈论价格，只有当你把所有问题都搞清楚了，最后谈价格，成交率会大大提高。如果有朋友读过Roger Dawson写的“Secrets of Power Negotiating”，就知道怎样跟客人谈价格了。这是题外话，我以后如果写一篇如何跟客人谈价格有关的文章，会详细论述的。
如果你这个客人正巧做的是中高端市场，你这句话让他一看，就会觉得你卖的东西是cheap item，不是他的style，那就画蛇添足了。更何况这句话有点拽，让人读上去的第一感觉不太舒服。要突出自己的价格优势没错，但最好不要这么直接，旁敲侧击让他明白，反而效果更好，不信的话可以试一下哦
11. 经典案例赏析:
Hi Sir,
Glad to hear that you're on the market for dining room table chairs. We specialize in this field for several years, with the perfect tempered glass and chromed frame, with good quality and pretty competitive price.
Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!
Tks & br,
Jack
**** company (这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单。)
Tel: ***
Fax: ***
Mail: sales@ihome-furniture.com
Website: ******  (请记住，如果你非要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。)
一开始开门见山指出，"Glad to hear that you're on the market for dining room table chairs"，我们专业生产这类产品多年，优势在于什么地方，质量好，价格相当有竞争力。这样就已经把要表达的意思表达出来了。
      第二段就是两句话，有问题随时联系我，免费样品随时会寄来供您测试！既表达了你想要合作的愿望，又表示了自己的诚意，只要您有需要，我们随时为您服务。这样写的就给人感觉不卑不亢，既没有显得很拽，也没有在老外面前矮一截。大家是平等的关系，本来就是相互的合作，找机会争取双赢。这点反而会让西方人比较赞赏。
      不是说价格低就能赢得订单的，真正拿到order是综合性的考量，价格是重要的一方面，但不是完全的。除了有少部分只看价格的客人除外。
12. 平时需要多琢磨客人的email，有意识去模仿他们的行文方式和遣词用句，才能慢慢练好，让别人感觉你的email和老外写的一样，就把你当作同类，而不是另类了。
13. 销售的精髓就是差异化营销！
14. 如果你必须要突出你的产品，我觉得可以加上表格，但是表格的大小你要控制好，一定要在电脑屏幕显示器的一桢里面，不要让客人看到左边看不到右边，还要左拖右拖，不够直观。如果你发email用的是microsoft outlook 2007，那就很容易了，本来就是基于office软件的，插入各种图片和表格会很美观，也不容易被拦截，因为世界上大部分客人用的还是M/O的。
15. 可以跟客人谈谈，他下一次什么时候有货要出，你把样品寄给他出货的供应商，放在柜子里一起出。如果实在紧急的话，问问客人看，能不能用快递，让他到付。我以前一般会对客人做一个评估，如果这个客人给我的感觉是有很大意向下单的，我会考虑我们承担运费，快递给他，当然，前提是找DHL的代理，拿到最低价，千万别直接交DHL或FEDEX，企业折扣也就是5-8折左右，不会更低的，找代理甚至可以有4折或更低呢！！！
16. 很多人会觉得，一年下来，各种样品的运费会很贵。但是有没有想过，只要你眼光不算太差，你一年寄20次样品，全部你承担运费，但是只要里面有2-3个客人下单了，那就已经相当成功了，不是么？有了订单，这些运费还怕赚不回来么？
17. 1）客人没回了，很多时候还是需要电话跟进，在电话里客人一般会告诉你原因的。
    2）如果是给客人寄样品，运费比较高，那可以试着问问客人，最近在中国有没有什么货要出，不管是整柜还是散货，你可以把样品发给客人出货的供应商，和大货一起走，那运费就忽略不计了。我以前都是这么做的。
我想指出一点，"have u got my mail?"这句话最好不要说哦，会给人不太礼貌的印象。你让客人怎么回？如果他说yes，不是等于承认他工作失误，没有回复？如果他说no，他又不能睁着眼睛说瞎话。所以这样写的结果是，他很可能接着不回！而你既要得到你要的结果，要他答复，又需要给他个台阶下，顾全他的面子。你看看这样写会不会好一点？
Dear ***,
Sorry to trouble you again!
Please find my mail below. Could you please kindly check by return today? Because we'll be on holiday from May.1st to 3rd.
Thank you in advance!
Best regards,
Andy
      先写得委婉一点，把你上次写给他的邮件放在下面。如果他还是没回复，那就再重新发一遍，上面加上大写的红色的或者粗体的“RE-SEND！！！”如果还是没消息，就打电话吧~

15. 所有的东西都需要文本的确认。
   你可以这样做，电话里说的东西，谈的东西你先记下来，等电话打完后，马上跟一封邮件过去：
Hi ***,
As we discussed on the phone, there were some details as below:
1)glass table******
2)dining room table******
3)dining room chairs******
Please confirm by return asap. We'll do everything according to your request!
Thank you!
***
这样就可以了，只要他回复了邮件，要么就是对其中的某些东西提出异议，要么就只有ok，对吧？那就留下文本证据了，以免双方将来扯皮。我说的打电话，只是对于email的辅助，很多时候email发出去，客人一点消息都没有，那就只有电话跟进，了解情况了。如果客人接到你电话，很不好意思地说，我尽快回尽快回，那他就不会不理你了。你就有进一步进展下去的可能。如果还是等不到消息，那就再打电话，总之要坚持，坚持到得到你想要的答复为止。即使客人是拒绝你的，也没关系，但是要弄明白，拒绝你的真正理由！
16. 这个客人你是有合作过，还是以前一直谈过，但没有实际下单？不管怎么说，只要客人不是新进这一行，肯定曾经有供应商的，这点不用避讳。你要做的，只是让客人把你也当作备选供应商，一直给他服务，即使他暂时没订单给你，也一定要坚持。老外虽然重利益，也是讲人情的，你一直帮他做事他也会不好意思地，说不定下次就下点订单给你了。
言归正传，我认为你应该和客人好好谈一下，可以先发邮件，再跟电话，了解真实的情况！这点至关重要，不管能不能合作，不管有没有订单，一定要弄明白为什么没有拿下订单，为什么客人不选择和你合作，要把原因找出来，才能分析自己的弱点啊。我认识的大部分sales都是喜欢报价，来来回回几次，客人没消息了，就不管了。再给别的客人报价，再联系，几次以后没消息了，就又不管了。一定要想尽一切办法撬开客人的嘴巴，让他亲口告诉你真正的原因！！！你才能知道自己的问题在哪里！！！
17. 还有一个疑问，为什么不说清楚你是在哪里看到他的信息的呢？比如大部分用引擎搜出的客户都有自己的网站www.****.com,为什么不可以强调你就是看了她们的网站才过来联系的？这样也会增加他们的反感吗？
楼主经验谈:
坦白说，会的！我曾经问过很多客人，美国的，德国的，巴西的，智利的，日本的，香港的，台湾的，泰国的，等等，除了港台的trading有的时候会看一下之外，其余的国外客人几乎都告诉我，凡是收到类似于这样的邮件，通通删掉。因为他们觉得这些没用，他们哪天需要sourcing的时候，很容易能找到一大堆，这些email根本无需保存。
所以我们只能钻空子，尽量给客人一点犹豫，怀疑是不是曾经联系过你，见过你，或者问你询过价，客人不会好意思地直接问你，我们认识么？
   开发信本身就是骚扰对方的，成交率相当低。所以我们要想尽一切办法，即使把它提高1个百分点，也比没有好啊，不是么？.
18. 邮件范本赏析：
Dear sir,
Glad to hear that you're the leading retailer of glass furniture, dining room table chairs! We specialize in metal glass furniture for 17 years, and hope to find a way to cooperate with you!
Attached some pictures for your review. Please contact me if any questions.
Thanks and best regards,
19. 邮件范本赏析：
Dear Sirs,
It is glad to write to you with keen hope to open a business relationship with you. I obtained your company name and email address from the Internet.
iHome Furniture Co., Ltd. is a furniture manufacturer specialized in glass furniture, dinging room table chairs. Our products had adopted ISO9001:2000 Quality System Authorities.
For more information, we would like to let you know our company web site as below.
http://www.xxx.com.cn
Hope to hear good news from you.
Sincerely Yours,
Andy
Export Manager
Langfang City….Co., Ltd.
TEL:
FAX:
Email:
Website
20. 邮件范本赏析：
Hi Alex,
How are you doing? Glad to get your name card from HK fair.
This is Andy from ***. We specialized in glass furniture table and dining room table chair, and all our products with CE/FCC/FCCID approved!
Regarding the FUN MINI DVR your selected on the fair, pls find the details with best offer in attachment.
Hope to get good news from you! Thanks.
Best regards,
Andy
Sales assistant
      Andy，我要说一点，你的情况和其他朋友又不一样了。你在展会上拿到过客人的名片，而且客人曾经对某一款产品感兴趣，那简直是一个相当好的机会！只要你把握住了，成交可能性是很大的！这种情况下，你特别要标注出他在展会上选的东西，而且主动提供详细资料和报价，这一点至关重要！
    客人很忙的，他可能在香港展上去过很多同行那边，问同一个产品，他会收到很多很多邮件，恐怕根本没空回复或主动联系你，所以你一定要主动出击，提供完整的资料和好的价格，然后跟进，赢得他的信任！如果像你刚才那样，问他是不是有兴趣，有兴趣你会给他详细资料，客人会觉得很烦的，觉得你怎么需要推一下动一下，做业务要学会主动，客人一个眼色，你就要能完成三四个动作。客人问你价格，你连详细参数尺寸包装材料都一并提供了。客人问你说明书，你连设计稿和文字都完整无误地给他参考。客人需要彩盒，你不止给了他图片，还有准确尺寸的刀模图，连别的客人的彩盒也一并给他做设计参考。你说，客人是不是会对你印象很好？