外贸业务员这样回复询盘，转化率提升 80%！

细节决定成败，如何在外贸询盘上更好地拉近与客户之间的距离？以下几个步骤帮你更好地解决这个问题。

1.

辨别客户身份

不论买家大小，他们有可能是中间商、贸易商或是终端销售，乃至个人消费者。做好万全的应对准备，总是有利无害，谁都有可能是你的下一个客户。所以收到一条询盘信息的时候，不要急于回复，你得从询盘消息中分析该询盘来自什么类型的客户，知己知彼方能百战不殆。

2.

明确买家需求

这个过程主要明确以下几点：

先理解后报价：不要急于回复买家，先对买家询盘做详细分析，优质的回复比第一时间的回复更得人心。

不问已经告知的问题：询盘内容要记牢，切忌再问买家已经告知的信息，否则容易引起反感。

角色互换：假如你是买家，你想得到什么样的答案，能否解决需求。做到比买家多走一步，他就离你更近一步。

一些未被明确需求的采购商的反馈记录：

1.It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements.I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.

卖方似乎没有仔细阅读购买单子或选择忽略要求，乱七八糟的报价根本不符合我的要求。

2.You people pay no attention whatsoever as to what I requested.

你们根本不关注我索要的是什么信息。

3.The companies are not reading what I need correctly.Not even looking at my website I sent for clarification.

这些公司都不仔细看我写了什么，也从不看我的网站来明确我的意思。

所以，理解询盘信息是至关重要的！

3.

解析买家询盘信息

这是一些买家的询盘中可能提到的需求分类：

1.目标价格

2.MOQ(最小起订量)

3.OEM/ODM

4.是否允许寄样

5.颜色/尺寸等产品额外要求

6.语言问题(是否需要支持其他语种，尤其是产品说明书)

7.出口经验要求

8.证书类

9.付款方式

10.物流问题

针对报价这方面，有以下建议：

1.当买家询问多个产品时，最好整理一个Excel表格，让买家一目了然，干净利落。

2.买家肯定也会货比三家，当买家给出的价格预期低于你的成本价、且无法再降价的情况下，你要秀出你的产品亮点，既然要说服买家，就要有理有据；提供不同价位，说明各个价位的区别，如果有相关数据可以支持你的观点那就再好不过。这其中当然少不了专业度和最好的服务，这样才能打动对方的心。

4.

着手回复询盘

这也是最关键的一步，但在回复之前仍需注意几点：

1.先检查邮件语言文字，是否错字，语言逻辑不清晰

2.是否明确回复了买家的需求

3.查看回复内容结构是否完整

4.价格和产品是否已经考虑同行竞争

5.是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间

6.你的产品行业专业度是否足够

7.邮件标题是否能打动买家的心

突出你的产品以及企业优势，可从以下几点来说明：

发货期快、价格有绝对的优势、有多年生产或外贸经验、有参加买家当地的展会或业内知名展会、有自己的研发团队、有跟知名品牌或企业合作、有证书，品质有保证、提供OEM和个性化定制服务等。

如何优化外贸询盘：

1.尽可能24小时回复外贸邮件和询盘

2.用自己个人邮箱没关系，但是要记得邮箱同步

3.常登陆更新查看(尽量一周两次)

4.绑定移动通讯工具，及时联系

邮件的标题也非常重要，以下列举几个注意事项：

1.邮件标题用客户名称与供应商名称

比如:To David McIntyre from Kevin Wang,或者To JC Penny from Blue Sun Company.

To…From…结构的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人，此外如果是回复询盘的邮件倒是不建议更改太多标题内容，买家对自己发的询盘多少有点印象。

2.邮件标题用产品报价

比如:Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian

这个标题清晰明了，买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候，需要小心了，最好调整一下，否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。

3.邮件标题用客户求购的产品名称

比如:Model 123 digital photo frame in European Market,或者Product catalog of digital photo frames with patented designs

这个邮件标题既能够凸显买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。

最后写完回复后再次检查：是否有落款，是否准确按照买家要求回复了，买家问的问题有没有漏答，你公司和产品的优势有没有明确，最后再回想下有无跟进策略。

5.

后期跟进

做完了初期的询盘回复，就得有后续跟踪。针对后续跟进情况大概有以下几类：

1.发完回复后买家再也不回复

2.样品未能满足买家要求

3.买家说采购计划未确定

4.认证等条件未达要求

5.付款方式未达成一致

6.沟通不错但买家就是不下单

7.价格与客户目标价差距太远

8.样品寄送后买家无联系

9.跟进多次失去联系等

买家在3天内回复你并不代表真能达成合作，有可能是客户有及时查看邮件的习惯。当然，如果买家一个礼拜没回复，但前期已经和你沟通了许多，贸易也走了很多环节的时候，千万不要着急，这么长时间的沟通后，客户应该不会轻易推翻一切重来，可以再耐心等一等。

买家如果长期没回复，建议再发一封信问一下邮件没有收到答复，并在信里告诉买家你会继续等候他的进一步消息。尽量不要过度催单，如果只顾催单反而可能有反作用，过犹不及！

此外，也建议卖家和买家形成互动，就像朋友一样聊聊天，除了发正式沟通邮件，也可以在节假日向客户发送节日问候，培养和买家的熟悉度，更有助于获得订单。