18条英文商务邮件礼仪：给你的潜在客户留下一个好印象

邮件礼仪规定了当你向潜在客户、商业伙伴、同事、经理或熟人发送信息时，什么是合适的，什么是不合适的。邮件礼仪可以帮助你因避免沟通不畅和错误所带来的不良影响，特别是那些直接跟客户沟通的业务员或销售人员更应该知道并遵守。

01
什么是英文商务邮件礼仪？

商务邮件礼仪是人们在邮件交流时的一套默认规则和建议。

通常情况下，商业沟通的邮件礼仪开始时将是直截了当和专业的。当你与潜在客户发送邮件来建立关系时，你可以使用更自然的语言，同时仍然保持专业的语气。这可以让你的个性得到彰显，这样未来的客户就可以更好地了解你，并感觉到与你做生意的舒适。

这些建议可能因行业或公司略有不同，但邮件礼仪的原则是一样的，即：在尊重对方的前提下进行清晰地沟通。

02
英文商务邮件礼仪的提示和实例

邮件是业务员或销售人员在他们的武器库中最重要的工具之一，知道并应用这些邮件礼仪，将帮助你与潜在客户建立起良好的关系。

在邮件中体现出一个较高的礼仪水平，收件人会欣赏和认可你。

1 保持语气专业

如果你不了解潜在客户，最好保持在写邮件主题行和问候语的时候，尽量相对正式一些。

如果你之前已经跟对方有过友好的沟通，那么你可以相对自然和随意一些。

2 主题行要简短清晰，避免模糊不清楚

不要使用“Hi”这样非常模糊的邮件主题行。

你的主题行应该直奔主题，并且相对简短。比如：”Follow Up to Our Call” 或 “Summary of December 2 call”

3 使用正确的标点符号

当你正确地使用标点符号时，对方可能感觉不到什么；但当你使用错误时，对方一样就能看到。

提示：一般来说，过度使用感叹号会显得你不专业，会让人觉得你过于激动。

4 确保语法基本正确

偶尔出现一些语法的错误问题不大，但要避免潜在客户一样就看到的基本错误，例如：

• There/they’re/their
• Its/it’s
• Effect/affect
• Your/you’re
• Too/two/to
• Loose/lose
• I/me/myself

提示：使用Grammarly这个免费的语法检查工具。

5 使用表情符号要小心

除非收件人先使用了表情符号，否则你就不要先使用。

研究显示，在商务邮件中加入不恰当的表情符号会使你看起来不那么专业。

6 选择恰当的问候语

你还需要选择一个问候语，这可以是正式的，也可以是非正式的，这取决于你于收件人的关系如何。

大多数时候，轻松自然的问候语是合适的，这可以帮助你设定一个友好随和的基调，并传达自信。

轻松自然的问候语包括：

• Hi
• Hey
• Hey/hi there
• Good [morning, afternoon]
• [Name]

如果你是第一次与某人联系，或者如果对方是在一个传统行业工作，那么可以考虑这些一些正式的问候语：

• Dear [first name]
• Dear Mr./Ms. [last name]

你应该避免使用下面这些问候语：

• Yo: 太不正式
• Hey!: 太过亲密和急切
• [Name]!: 太惹人厌了
• To whom it may concern: 太不近人情
• Dear sir or madam: 太生硬了
• Hi friend: 太令人毛骨悚然
• Gentlemen: 太老套了
• All: 太冷漠

红帽云邮官网有很多关于问候语的文章和资源：https://hongbanzhuan.com/tag/introduction/

7 用专业的结束语留下好印象

正确的结束语将补充你邮件的语气和内容，因为结束语是收件人最后读到的东西，这会影响他们的印象。

如果你正文的语气是轻松的，就用一个温暖的结束语来结束，比如：

• Thanks
• Thanks again
• Best
• Cheers
• Happy [day of the week]
• Enjoy the weekend
• Talk soon
• Talk to you [tomorrow, on Wednesday, when you get back]
• Looking forward to working together
• Looking forward to our next conversation
• Excited to hear your thoughts

下面是一些正式的结束语：

• Thank you
• Thank you for your time
• Have a wonderful [day, weekend]
• Regards

你不应该使用的结束语：

• Sincerely: 太过时了
• Kind regards: 太不自然了
• Warmly: 太放松了
• Respectfully: 太过随意
• Xoxo: 太过亲密
• Cordially: 太过呆板
• [Your name]: 太过突兀

红帽云邮官网有很多关于问候语的文章和资源：https://hongbanzhuan.com/tag/ending/

8 再三检查收件人的名字

务必检查三次你是否正确地拼写了你的收件人的名字，这只需要两秒钟。

提示：不要自己认为对方的名字是”Michael”，你就写成”Mike”。

9 使用正确的大小写

当你发短信或whatsapp时，你可能不怎么大写。但当你在写一封专业的商务邮件时，要正确使用句子的大小写。

也就是说：把句子中第一个词的第一个字母和所有的专有名词大写。

10 使用标准字体和格式

不要使用古怪的字体，狂野的颜色，以及非主流的排版。

坚持使用标准字体，不使用黑色以外的颜色，坚持使用标准的字体大小。

如果你复制和粘贴文本，记得要清除格式，因为如果你不这样做，你所拷贝的内容将与你的邮件的其他部分出现不同的内容。

另外：在一封邮件中，不要加粗或斜体超过一个词或一串词。

11 缩短网页链接

将整一个很长的网页链接粘贴到邮件中会占用宝贵的空间，而且看起来很乱，你可以创建超链接或插入一个短的URL，比如：

• Check out this article.
• Check this out: https://bit.ly/123abc

12 告诉对方你有附件

如果你有附件，那么最好在邮件的某处指出你已经附上了一个附件，这样收件人就不会忽略它。

简单说一句：I’ve attached a [document, spreadsheet] for X. 就可以了。

13 完善邮件签名

一个糟糕的邮件签名真的会对你的关系造成影响。即使你写了世界上最有说服力的信息，一个糟糕的签名也会让你看起来像个外行人。

考虑到少即是多，你的签名应该相对较小，简单，而且有节制。坚持你的名字，工作职位，公司网站或LinkedIn网址，以及电话号码。

去红帽云邮官网的文章了解根据关于签名的资源：https://hongbanzhuan.com/cold-email-signature/

14 转发前要思考

如果一个联系人向你发送私人或敏感信息，在转发之前要高度谨慎。

另外，当你转发一个有很多邮件往来的邮件，一个常见的礼节是，你先总结下面讨论的内容，以便收件人知道你到底想从他们那里得到什么。

假设你转发一封有50多封邮件往来的邮件，然后你直接说：see below，那么收件人的确会挺崩溃的。

15 回复要及时

何时回复取决于对方的重要程度，对于高价值的联系人，可能值得在24小时内作出回应。

16 设置out-of-office回复

如果你将在很长一段时间内无法工作，那就设置一个out-of-office的自动回复。

去红帽云邮官网的文章了解更多关于out-of-office和自动回复的资源：https://hongbanzhuan.com/out-of-office-email-templates/ 和 https://hongbanzhuan.com/template-scenario/auto-reply/

17 追踪邮件打开率和点击率

与其被动地发送 “Did you see my email?”的信息，不如使用邮件跟踪工具。

你会知道你的收件人打开邮件的确切时间，如果他们没有合理地回复，你可以找到一个理由来跟进，例如：I read an article on X that reminded me of you; here’s the link if you want to check it out.

18 删除”Sent from my iPhone”的提示语

如果你是使用手机发送邮件，建议你把“Sent from my iPhone”或 “Sent via phone”删除，那样看上去更专业一些。