16个帮助外贸业务员或邮件营销人员避开垃圾邮件过滤器Spam Filter的关键秘密

作为一名外贸业务员或邮件营销人员，在利用开发信接触潜在客户或利用EMD进行推销的时候，有什么东西让你夜不能寐：Spam Filters 垃圾邮件过滤器

Spam Filters决定了谁的邮件能成功落到潜在客户的收件箱中，谁将被被降级成为垃圾邮件。

不管你的开发信有多么个性化或精细化，或者你的提议多么有用。如果它被过滤成了垃圾邮件，那么在一颗子弹发射之前，你就已经输掉了这场战争。

随着邮件自动化和EMD电子邮件营销的普及，垃圾邮件过滤器的复杂性也在增加。据估计有超过70%的邮件流量都是垃圾邮件。在人工智能和机器学习技术的帮助下，如今的垃圾邮件过滤器在确定哪些内容可以进入收件箱哪些内容会被过滤掉时，已经变得越来越严格。

在垃圾邮件发送者和垃圾邮件过滤器的这场交锋中，你的开发信最终可能被牵连从而成为受害者。

那么作为外贸业务员销售或邮件营销人员的你应该如何适应呢？首先，接受垃圾邮件过滤器的确可以让收件箱变得更好这一事实，然后让垃圾邮件过滤器成为你的朋友。

我们接下来将讨论你必须做的16件关键事情，以保持对垃圾邮件过滤器的有一个正确认识。

01
什么是垃圾邮件Spam？

任何在没有提前研究或限定收件人的情况下，向收件人批量发送的不相关或不恰当的电子邮件，都可以被视为垃圾邮件。

垃圾邮件通常是泛泛的、非个人的，模板化的，这类邮件很少提供任何真正的价值或以满足收件人需求的方式呈现信息。

02
垃圾邮件过滤器是如何工作的？

电子邮件服务提供商（ESP），如Gmail、Outlook，腾讯邮箱，网易邮箱等，都会在其系统中放置过滤器，以保护其用户免受不必要的邮件侵害。

这些被称为垃圾邮件过滤器 Email Spam Filters 是一种算法，可以审查收到的邮件，以防止垃圾邮件到达用户的收件箱。它们使用一个评级系统来判断一封邮件是否值得被送到收件箱中。

垃圾邮件过滤器会权衡几个参数：如发件人的声誉、邮件发送量、邮件参与度等，并根据这些参数计算出一个得分，然后决定是否将邮件放到收件人的Inbox里。由于有不同的方法来捕捉垃圾邮件，而且每个过滤器都有独特的标准来判断一封邮件，所以要避免垃圾邮件过滤器会变得很困难。

我们整理了一些最佳实践，帮助你的开发信可以顺利通过邮件垃圾过滤器。

03
避免垃圾邮件过滤器的16个关键点

1 建立你的域名声誉 Domain Reputation

避免垃圾邮件过滤器的第一步是以合法发件人的身份出现。

垃圾邮件过滤器依靠你的域名声誉来评估你的可靠性，以确定你的邮件将出现在收件箱还是垃圾箱，因此正确维护域名声誉至关重要。比如：红帽云邮的邮箱是hi@hongbanzhuan.com，那么@hongbanzhuan.com就是我们的邮箱域名。

你的域名信誉是根据以下因素来评估的：

• 垃圾邮件率 Spam Rate：从特定域名发出的邮件中，被过滤掉并直接落入垃圾邮件文件夹的百分比；
• 跳出率 Bounce Rate：从某个域名发出的邮件被潜在客户的邮件服务器拒绝并退信的百分比；
• 垃圾邮件报告 Spam Report：如果潜在客户特别标记你为垃圾邮件，则视为垃圾邮件报告。垃圾邮件报告是你作为邮件发送者最不愿意看到的东西，因为它们会立即触发垃圾邮件过滤器，严重影响你的邮件发送率。

定期跟踪这些指标并将其保持在最低限度，是建立你的域名声誉的最佳方式。

2 设置你的电子邮件基础设施

避免电子邮件垃圾邮件过滤器的另一个重要步骤是正确设置你的电子邮件基础设施。

简单说就是：你必须验证你将使用的域名来发送电子邮件。

域名认证是一种技术标准，它允许收件人的服务器确认你的身份，以验证发送邮件的人确实是你。这会大大降低了你被标记为垃圾邮件的几率。

那么，你如何验证你的域名？认证域名需要设置三个协议：

1. 发件人策略框架（SPF）：这个标准通过检查你的邮件是否是由一个特定域名的授权IP地址发送的，来验证你的身份。
2. 域名密钥识别邮件（DKIM）：这种认证协议将数字签名贴在每一封从特定域发出的电子邮件上，然后由潜在客户的系统进行验证。满足这一标准可以确保电子邮件在传输过程中不会被篡改。
3. 基于域名的消息认证/报告/一致性（DMARC）：DMARC政策验证发件人的域名是否通过SPF和DKIM协议进行了验证，并提供了在发件人未被验证的情况下该如何处理的信息（如发送至垃圾邮件文件夹、拒绝邮件等）。

这件事情的技术性太强，你需要联系你的IT团队或邮件服务提供商，检查你的SPF和DKIM是否设置正确。

3 监控你的IP信誉

IP地址是在你的域名中注册的一串数字，它被授权代表域名发送电子邮件/信息。

使用一个可靠的IP地址来发送邮件。每个IP地址都有一个等级，如果它是低的，你的邮件很可能会被认为是垃圾邮件，可能会有无法送达的风险。

这就是为什么保持一个良好的IP声誉是至关重要的。像Sender Score by Return Path这样的工具可以帮助你跟踪你的域名/IP的声誉在一段时间内是上升还是下降。

如果你看到你的声誉下降，那么就可能意味着你应该减少发送邮件的数量了。

4 监控你的收件人参与度

电子邮件垃圾邮件过滤器会持续监测潜在客户如何参与你的邮件。参与度指标，如：回复率、点击率等因素，会告诉垃圾邮件过滤器你的潜在客户对接收你邮件的兴趣。

当潜在客户通过回复你的邮件或将你添加到他们的联系人中时，那么这个动作就会给spam filter发出一个强烈的积极信号，表明你是一个具有可信度的邮件发送者。这将反过来提高你的发件人信誉（就是你的域名信誉度和IP信誉度）。

5 锁定正确的潜在客户

只联系那些对你的产品有真正需求并有可能从你的服务中获益的潜在客户。这将提高你的潜在客户回复邮件的机会，并将提高你的邮件互动率/参与率，邮件互动率/参与率对spam filter是一个非常好的正面信号。

6 审查并尽量减少退信

跟踪邮件跳出率有助于你评估被垃圾邮件过滤器列入黑名单的风险。

当一封电子邮件由于某种原因而没有送达时，则会被认为是跳出，比如伪造的电子邮件地址或你的潜在客户的域名没有被验证，这是你要避免的。

退信越多，你的声誉就越受影响，也就越难避免垃圾邮件过滤器的攻击。这是一个很难摆脱的恶性循环，你的电子邮件到达成功率将在很长一段时间内受到影响，所以你应该定期审查你的退信情况。

最大限度地减少退信的方法是保持你的电子邮件列表的新鲜度，定期清理和经常验证。

一个干净的电子邮件列表的跳出率低于1%。如果超过这个比例，就会提醒垃圾邮件过滤器，你正在向陈旧的邮件地址发送电邮。

你也可以借助 Briteverify 或 Findthatlead 或 Clearout等邮件验证服务来验证你的邮件地址。

7 让收件人可以轻松地选择退出或取消订阅

减少被举报为垃圾邮件的一个简单方法，就是让你的潜在客户可以很容易就取消订阅。

在你的电子邮件的顶部或底部提供退订链接，这样如果你的潜在客户对你的消息不感兴趣，他可以快速且无痛地选择退出，而不是将你标记为垃圾邮件。

如果你的潜在客户选择退出，尽量让这个操作最简单，不要要求他们重新输入电子邮件/用户名。这也就是说所谓的一键取消订阅。

8 遵循垃圾邮件法准则

了解并遵守你所调查的国家的法律，将限制针对你的域名的投诉数量，确保你的电子邮件落在你想要的地方（收件箱）。

确保你的电子邮件符合CAN-SPAM法案所规定的标准，例如：

• 提供一个实际的邮寄地址
• 不要使用任何欺骗性的主题行
• 及时履行退出请求
• 准确地识别你的信息对象

9 个人化你的开发信

个性化邮件可以告诉你的潜在客户，你知道他们是谁。这向他们展示你在给他们发信息方面所做的一些努力。这会让你的潜在客户更容易接受你的电子邮件，并增加与他们互动的机会，这将反过来提高你的邮件参与度指标。

红帽云邮在个性化/精细化开发信上一直是行业的领先者，你可以了解一下这些个性化开发信模板（https://hongbanzhuan.com/template-tag/personal/）

10 不要采用侵略性的跟进策略

我们不否认后续跟进邮件对于保持你的潜在客户是极其重要的。

但如果你在短时间内疯狂地跟进太多邮件，你很可能会激怒潜在客户，他们甚至可能最终报告你是垃圾邮件，这是你作为邮件发送者最不愿意看到的。

在你的每一次跟进之间保持一个合理的时间间隔。调整你的跟进节奏，使你的跟进为你的潜在客户提供价值，同时不要太频繁。

了解一下红帽云邮的外贸开发信序列（https://hongbanzhuan.com/template-tag/cold-email-sequence/）

11 谨慎使用自动化

在群发邮件的时候，你可以将各个邮件之间的时间间隔拉开，而不是一次性将它们全部发出去将有助于提高邮件的送达率。

如果你使用开发信动化软件来群发尤加利，你需要将其设置一个合理的时间间隔。例如，你发送的每封邮件之间的随机间隔约为1-2分钟，因为在一分钟内发送100封邮件是一个信号，表明你可能是一个批量邮件发送者，这对spam filter是不友好的。

12 避免使用垃圾邮件触发词

垃圾邮件过滤器一直在寻找你邮件中任何类似垃圾邮件的元素。所以制作一封可信的、看起来很专业的邮件很重要。

仔细起草你的邮件模板。如果你的文案包含“FREE”, “Order now”, “Make $”等字眼，或者有太多的感叹号 !!!! 、大写字母、多种颜色、过多的HTML等，可能会引起垃圾邮件过滤器的警觉而被过滤掉。

你可以尝试使用红帽云邮的外贸开发信体检小工具 https://hongbanzhuan.com/check/，帮助你找出邮件中的触发词。另外，红帽云邮还有一些关于spam filter触发词的文章也建议你看看：https://hongbanzhuan.com/tag/check/

13 使用不同的邮件模板

你的收件人的电子邮件服务提供商会不断跟踪你的电子邮件活动，如果你一直重复发送相同的电子邮件模板，那么这可能会提醒垃对方的圾邮件过滤器。

试着试验把你电子邮件的不同组成部分进行调整（主题行，开场白，正文，行动呼吁，结尾等）。

红帽云邮在这方面为你提供了海量的模板和写作素材：

• 外贸开发信模板
• 外贸开发信写作素材

14 尽量少用邮件跟踪功能

建议限制邮件中添加的链接数量，因为如果你的潜在客户有高级垃圾邮件过滤器，它们往往会产生负面影响。

对于有些非常老练的潜在客户，你甚至可能需要要关闭电子邮件打开跟踪，因为它可能会触发他们的垃圾邮件过滤器。

15 尽量少发附件

附件通常会对邮件到达率产生负面影响。

除非你真的非常需要，否则最好不要发送附件，特别是很大的附件。还有一个办法就是把附件上传到Google docs/Dropbox这些地方，然后把链接发过去。

16 注重图片与文字的比例

垃圾邮件过滤器会阻止任何在文字和图片比例上不平衡的电子邮件。

因此作为一般准则，如果你必须使用图片的话，那么建议在你的营销活动中保持80%的文字和20%的图片比例；否则，建议最好避免在开发信中使用图片。

04
总结：保持做正确的事情

如果你感兴趣的话，你看看自己的垃圾邮件文件夹吧，那样你就会知道垃圾邮件过滤器为什么这么重要。如果没有spam filter，你自己的收件箱里可能会充斥着来自随机陌生人海量垃圾邮件，如果没有它们，你我的生活确实会变得更加艰难。

但spam filter并不总是公平的，因为它们偶尔也会过滤掉重要的内容。唯一能持续通过spam filter的方法就是永远都做正确的事情。这或许很难，但也不是不可以做到，比如下面这些：

• 针对正确的潜在客户；
• 遵守垃圾邮件法准则；
• 发送个性化的电子邮件；
• 避免使用垃圾邮件触发词；
• 制作专业的邮件。

这些都是正确的事情，只要你把它们做好就可以了。